Informasjon om behandling av personopplysninger

Fram Web leverer tjenestene Varsling24, GroupAlert og TeamAlert. I forbindelse med vår virksomhet behandler vi personopplysninger. All vår behandling av personopplysninger skjer i overensstemmelse med de til enhver tid gjeldende personvernregler, herunder personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).

Nedenfor gis det en oversikt over Fram Webs behandling av personopplysninger i forbindelse med vår virksomhet, samt bakgrunnen for behandlingen og rettighetene til de registrerte ved behandlingen av personopplysninger.

Informasjonen her gjelder for personer som ikke er ansatt i vår virksomhet, spesielt brukere av Fram Webs løsninger og leverandører og samarbeidspartnere av Fram Web.

Om du har spørsmål eller ønsker å vite mer om vår behandling av personopplysninger, så kan du kontakte oss – se kontaktopplysninger for Fram Web.

Personopplysninger som behandles

Som behandlingsansvarlig

Den som avgjør at personopplysninger skal behandles og hvordan opplysningene skal behandles, er behandlingsansvarlig etter personvernregelverket. Dette i motsetning til den som behandler personopplysninger på vegne av andre behandlingsansvarlige, som da er databehandler.

Fram Web er behandlingsansvarlig for all behandling som omtales nedenfor, om det ikke er presisert at vi er databehandler for våre kunder. Vår behandling som behandlingsansvarlig av personopplysninger er basert på den virksomhet vi driver og formålet med vår virksomhet, se mer nedenfor om formålet med behandling av personopplysninger.

Merk at vi kan behandle personopplysninger om samme person i flere sammenhenger nedenfor. Vi kan også behandle personopplysninger på andre måter enn nevnt nedenfor, men da vil vi informere de registrerte på andre måter enn gjennom denne personvernerklæringen.

Kontaktpersoner hos forretningskontakter, kunder, leverandører og andre

Vi behandler opplysninger om kontaktpersoner hos eksisterende kunder, leverandører og forretningsforbindelser for at vi skal kunne ha kontakt med personer i selskapene i forbindelse med avtaler og forhold vi har med selskapene. Vi behandler da kontaktopplysninger som navn, stillingstittel, e-postadresse og telefon.

Vi behandler også kontaktopplysninger knyttet til potensielle kunder, leverandører og forretningsforbindelser. Her behandler vi kontaktopplysninger som navn, tittel, epostadresse og telefonnummer på personer som arbeider i selskaper som kan bli kunde, leverandør eller forretningsforbindelse for oss. Vi kan også registrere opplysninger knyttet til dialog med kontaktpersonen og med selskapet denne arbeider i.

Vi har også kommunikasjon med eksisterende og potensielle kontaktpersoner, og det vil da behandles personopplysninger i tilknytning til epostkommunikasjon og kommunikasjon i andre kanaler som benyttes for slik kommunikasjon.

Behandlingen av personopplysninger knyttet til kontaktpersoner er basert på at vi har en berettiget interesse som virksomhet til å behandle personopplysninger om kontaktpersoner hos våre forretningspartnere (se personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Vi har vurdert at vi kan benytte berettiget interesse som grunnlag siden omfanget og sensitiviteten i personopplysninger som behandles er begrenset (kun kontaktopplysninger og opplysninger knyttet virksomheten hvor vedkommende arbeider) slik at behandlingen er lite personverninngripende. Vi har også iverksatt tiltak for å sikre at disse opplysningene behandles på en tilstrekkelig sikker måte.

Andre som kontakter oss

Når personer kontakter oss, vil vi måtte behandle personopplysninger om vedkommende. Dette kan være kontaktopplysninger om vedkommende, samt bakgrunnen for at vedkommende kontaktet oss. Etter vi har avklart hvorfor vedkommende kontaktet oss, vil opplysningene om vedkommende slettes, om ikke opplysningene beholdes av andre grunner, som at vi vil kontakte vedkommende senere eller at vedkommende er blitt kunde, leverandør eller annen forretningsforbindelse.

Behandlingen av personopplysninger knyttet til kontaktpersoner er basert på at vi har en berettiget interesse som virksomhet til å håndtere henvendelser til oss (se personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Vi har vurdert at vi kan benytte berettiget interesse som grunnlag siden omfanget og sensitiviteten i personopplysninger som behandles er begrenset, og at vedkommende som kontakter oss selv avgjør hvilke opplysninger denne gir oss. Behandlingen er derfor lite personverninngripende, og i den registrertes kontroll. Vi har også iverksatt tiltak for å sikre at disse opplysningene behandles på en tilstrekkelig sikker måte.

Kommunikasjon med våre kunder, leverandører og andre

I vår kontakt med de vi samarbeider med i det daglige, benytter vi epost, telefon og andre løsninger for kommunikasjon. I slik kommunikasjon er blir det både lagret og behandlet personopplysninger. Vi vil oppbevare slike personopplysninger så lenge det er nødvendig for vår behandling, og deretter slettes etter våre rutiner.

Behandlingen av personopplysninger ved jobbsøking og rekruttering er basert på at vi har en berettiget interesse som virksomhet til å behandle personopplysninger i tilknytning til at vi ansetter nye medarbeidere (se personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Selv om det kan være en del personopplysninger ved jobbsøking og rekruttering, har vi vurdert at vi kan benytte berettiget interesse som grunnlag siden vi har iverksatt tiltak for å sikre at opplysningene behandles på en tilstrekkelig sikker måte, er kun tilgjengelig for de som har tjenstlig behov for opplysningene, og at opplysningene slettes etter rekruttering er gjennomført. I tillegg vil opplysninger kunne behandles som en følge av at det skal inngås en avtale med en jobbsøker (arbeidsavtale), som kan behandles etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Deltakere på våre arrangementer

Vi behandler personopplysninger om de som deltar på våre arrangementer, som vil være personer hos kunder, leverandører og andre forretningsforbindelser.

Opplysningene blir behandlet både for å gjennomføre arrangementene, samt for å varsle tidligere deltakere og interessenter om arrangementer. Vi behandler da kontaktopplysninger om personene, som navn, arbeidssted, tittel, epostadresse og telefonnummer, samt hvilket arrangement vedkommende deltok på.

Vi sletter opplysningene etter to år etter avholdt arrangement, siden vi vil invitere personer som har deltatt på våre arrangementer igjen etter de har deltatt på ett av våre arrangementer.

Personopplysninger knyttet til arrangementer behandles både for å gjennomføre en avtale med de registrerte (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b) om å delta på arrangement vi arrangerer, og for at vi har en berettiget interesse (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f) som virksomhet til å arrangere arrangementer for å gjøre vår virksomhet og produkter kjent og markedsføre oss, samt å knytte nettverk. Vi har vurdert at vi kan benytte berettiget interesse som grunnlag siden omfanget og sensitiviteten i personopplysninger som behandles er begrenset (kun kontaktopplysninger og arrangementet vedkommende skal eller har deltatt på) slik at behandlingen er lite personverninngripende. Vi har også iverksatt tiltak for å sikre at disse opplysningene behandles på en tilstrekkelig sikker måte.
For å sikre at deltakere med allergier og intoleranse for mat mv., vil vi innhente informasjon fra enkelte om de har allergier eller intoleranse. Dette er å anse som såkalte særlige kategorier personopplysninger, siden dette er helseopplysninger, og vi ber derfor om samtykke for å behandle disse opplysningene. Vi overlater ikke opplysningene videre til våre samarbeidspartnere, som medarrangører, catering, hoteller mv., men gir kun informasjon om hvor mange som har allergier mv. og hva slags allergier det gjelder. Vi sletter også disse opplysningene rett etter arrangementet er gjennomført.

Utsendelse av informasjon og nyhetsbrev

Vi sender informasjon og nyhetsbrev til våre kunder, forretningsforbindelser og andre interessenter, og behandler i den forbindelse navn og epostadressen til de som har samtykket til å motta varsler. Epostadressen vil kun bli behandlet og beholdt så lenge de som har samtykket til å motta varsler ønsker dette. Melder en seg av nyhetsbrevet, vil epostadressen og annen informasjon i tilknytning til denne slettes umiddelbart.

Behandling av personopplysningene (dvs. epostadresse) skjer på grunnlag av en avtale med de som har ønsket varsling om å sende varsler og nyhetsbrev, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For personer som vi ikke har et eksisterende kundeforhold til, vil vi også innhente samtykke for å kunne sende ut informasjon per e-post og/eller på SMS.

Undersøkelser

Vi gjennomfører til tider undersøkelser knyttet til vår virksomhet, hvor formålet er å få informasjon fra interessenter om våre produkter og tjenester, og eventuelt annet som kan være aktuelt (og er da informert om i undersøkelsen). Opplysninger fra undersøkelser blir ikke delt med andre, foruten på et aggregert og anonymisert nivå.

Behandlingen av personopplysninger ved undersøkelser er basert på at vi har en berettiget interesse som virksomhet om å innhente informasjon fra kunder, leverandører og andre interessenter. Dette grunnlaget finnes i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Vi har vurdert at vi kan benytte berettiget interesse som grunnlag siden omfanget og sensitiviteten i personopplysninger som behandles er begrenset. Behandlingen er derfor lite personverninngripende, og vi har også iverksatt tiltak for å sikre at disse opplysningene behandles på en tilstrekkelig sikker måte.

Opplysninger samlet inn fra undersøkelser lagres kun inntil vi har laget en rapport fra undersøkelsen, og blir deretter slettet.

Brukere av våre nettsider

Vi behandler opplysninger om besøkende på våre nettsider, men slike opplysninger vil ikke kunne knyttes til enkeltpersoner og er derfor ikke personopplysninger. 

I tillegg bruker vi tredjepartstjenester som innebærer at det behandles informasjon om brukere, som vår chat-løsning, men om det ikke legges inn personopplysninger i disse tjenestene, så behandles det ikke personopplysninger ved tjenestene.

Behandlingen av personopplysninger ved bruk av våre nettsider er basert på at vi har en berettiget interesse som virksomhet om å innhente informasjon av brukere av nettsidene for å tilpasse innholdet på nettsidene og i markedsføringssammenheng. Dette grunnlaget finnes i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Vi har vurdert at vi kan benytte berettiget interesse som grunnlag siden omfanget og sensitiviteten i personopplysninger som behandles er begrenset. Behandlingen er derfor lite personverninngripende, og vi har også iverksatt tiltak for å sikre at disse opplysningene behandles på en tilstrekkelig sikker måte.

Om du ikke vil tillate lagring av informasjonskapsler på din datamaskin, må du slå av funksjonen i nettleseren din. Vær oppmerksom på at dette vil føre til at du vil kunne miste funksjonalitet på våre nettsider og andre nettsteder. Se mer om å skru av informasjonskapsler her.

Som databehandler

Vi er databehandler for våre kunder i forbindelse med at vi leverer tjenester til kundene. Det medfører at vi behandler personopplysninger på vegne av kundene.

Kundene er da behandlingsansvarlig, og du må kontakte den kunden som er behandlingsansvarlig for å benytte deg av dine rettigheter som bl.a. å be som informasjon om behandling eller innsyn i dine personopplysninger. 

Behandlingen av personopplysninger

Formål

Vi behandler kun personopplysninger innenfor det formålet som lå til grunn for den opprinnelige innsamlingen av personopplysningene. Ovenfor er det angitt hvorfor vi behandler personopplysninger knyttet til de enkelte grupper personer.

Prinsipper for behandling

Vi følger prinsippene for at vår behandling av personopplysninger skal skje på en sikker måte som minimerer bruken av personopplysninger. Dette omfatter:

  • Vi samler inn og behandler kun de opplysninger som er nødvendig for formålet de ble samlet inn for (dataminimering).
  • Personopplysninger som samles inn og behandles, gjøre dette kun for spesifikke, uttrykkelig angitte og berettigede formål, og vi viderebehandler ikke personopplysninger som er uforenelige med disse formålene (formålsbegrensning).
  • Vi lagrer ikke personopplysningene lenger enn nødvending (lagringsbegrensning).
  • Vi behandler kun personopplysninger selv eller benytter oss av databehandlere som vi har inngått databehandleravtale med. Dersom vi overfører personopplysninger, følger det av denne personvernerklæringen eller av informasjon som gis til de registrerte i det enkelte tilfelle, om vi ikke har plikt til å overføre personopplysninger etter lovregulering (som til offentlige myndigheter). 

Grunnlag for behandling

Grunnlaget vi har for behandling av personopplysninger er tatt inn under de enkelte behandlingene, se ovenfor om «Personopplysninger som behandles».

Overføring og utlevering

Vi utlever ikke personopplysninger til andre enn våre leverandører som behandler personopplysninger på vegne av oss (databehandlere) etter inngåtte databehandleravtaler.

I enkelte tilfeller vil vi utlevere personopplysninger til andre, som offentlige myndigheter, og da vil utlevering enten skje som følge av at vi er underlagt lovmessig plikt til å utlevere opplysningene, at vi gjør det etter avtale med de som opplysningene gjelder (de registrerte) eller vi gjør det på grunnlag av samtykke fra de opplysningene gjelder. Behandlingssted

Vi behandler personopplysninger primært innenfor EØS-området. Dersom vi unntaksvis overfører personopplysninger ut av EØS-området, gjør vi det kun på grunnlag av godkjente overføringsgrunnlag etter personvernforordningen. Slik overføring vil kun skje til databehandlere som vi har inngått databehandleravtale med. 

Sikkerhet ved behandling

Alle personopplysninger som vi behandler iverksetter vi tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre konfidensialiteten, integriteten og tilgjengelighet, for at ingen for uautorisert tilgang til opplysningene, at opplysningene ikke blir utilsiktet endret eller slettet og at opplysningene er tilgjengelig når det er behov for dem.

Sletting

Vi sletter personopplysninger dersom grunnlaget for behandlingen ikke lenger foreligger, eller om personopplysningene ikke lenger er nødvendig for oss. For de personopplysninger som vi behandler som behandlingsansvarlig er oppbevaring og sletting omtalt ovenfor under punktet om «Personopplysninger som behandles».

Rettigheter til de registrerte

Fysiske personer vi behandler personopplysninger om (som kalles «registrerte») som behandlingsansvarlige har rettigheter knyttet til Fram Webs behandling av personopplysninger. Alle rettighetene nedenfor kan du benytte deg av om du kontakter oss på kontaktopplysningene som er tatt inn til slutt i denne personvernpolicyen.

Innsyn

Som registrert kan du kreve å få innsyn behandlingen vi har av dine personopplysninger. Dette innebærer at du skal få vite om vi behandler personopplysninger om deg dersom du kontakter oss.

Om du ønsker det, vil du få vite hvilken behandling vi har av dine personopplysninger. Du vil imidlertid finne en oversikt over vår behandling i denne personvernerklæringen.

Dersom du krever det, vil du også få en kopi av de personopplysninger vi behandler om deg. Vi vil kunne be deg om å spesifisere hvilke opplysninger du ønsker kopi av, for å gjøre utleveringen enklere for oss. Ved utlevering av kopi av dine personopplysninger vil vi kunne kreve at du identifiserer seg, for at vi skal sikre at vi ikke utleverer personopplysninger til uvedkommende. Opplysningene om deg vil bli oversendt i digital form med mindre du ber om å få dem overført på annen måte.

Korrigering

Du har rett til å få rettet personopplysninger vi behandler om deg dersom personopplysningene viser seg å ikke være korrekte. Sletting

Viser seg at vi har personopplysninger om deg som vi skulle ha slettet, så kan du kreve å få dem slettet. Er det personopplysninger som er nødvendig for oss å behandle, så har du imidlertid ikke rett til å kreve opplysningene slettet. Vi vil da slette opplysningene så snart behandlingen ikke lenger er nødvendig.

Brudd på personvernet

Opplever du brudd på personvernet fra vår side, ber vi deg kontakt oss på kontaktopplysningene til slutt i denne personvernpolicyen. Du kan også kontakte Datatilsynet, se nedenfor, men vi ber det om å kontakte oss i tillegg, slik at vi kan få iverksatt nødvendige tiltak så snart som mulig.

Personvernmyndighet

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger bryter med disse reglene eller personvernlovgivningen, herunder personopplysningsloven eller personvernforordningen (GDPR), så kan du også klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no

Endringer av personvernerklæringen

Vi vil kunne ha behov for å endre denne personvernerklæringen, som når det skjer endringer i vår behandling av personopplysninger, eller det skjer endring i regelverket som nødvendiggjør endringer. Den til enhver tid oppdaterte personvernerklæring vil finnes på adressen for denne siden, og dersom vi har registrert dine personopplysninger og finner at endringene har betydning for deg, vil vi varsle deg om endringene på e-post eller SMS.

Kontakt

Dersom du ønsker mer informasjon om personvern og vilkår for bruk av tjenesten, kan du ta kontakt med kundeservice hos Fram Web per e-post: support@framweb.no