I dagens verden må skolene være forberedt på hva som helst. Dessverre betyr det å være forberedt på det verste.
Med økningen i skoleskyting, utageringer og andre trusler, er det viktigere enn noen gang for skoler å ha et godt utviklet system for å varsle studenter, lærere og ansatte i en nødsituasjon. Men hva er den beste måten å sikre at alle får den informasjonen de trenger i tide? Det er her effektiv krisekommunikasjon kommer inn.
Hvor bør du begynne?
Etablering av et sterkt og tydelig kommunikasjonssystem er viktig i enhver organisasjon, siden det sikrer at alle holder seg informert om viktig informasjon. For å oppnå dette kommunikasjonsnettverket er det første trinnet å bestemme hvilken type varsler som skal sendes ut. Dette kan variere mye, fra nødmeldinger til små oppdateringer om fremdrift eller hendelser.
Eksempler på type varslinger:
- Aktiv skytter.
- PLIVO-hendelse.
- Evakueringer av brann.
- Eller kjemikalieutslipp.
I tillegg er det avgjørende å identifisere de spesifikke målgruppene som bør motta hvert varsel: enkelte avdelinger kan trenge visse typer varslinger mens andre ikke, så tydelig definering av spesifikasjonene er nøkkelen for suksess. Med et passende varslingssystem på plass, kan organisasjoner sikre at all nødvendig kommunikasjon distribueres raskt og effektivt.
Når de forskjellige varslings typene er identifisert, er det viktig å utarbeide en plan for hvordan hver type varsling skal kommuniseres.
Eksempler på valg av varslingsstrategi:
Værvarsler kan for eksempel ofte sendes ut via e-post eller tekstmelding, da de vanligvis ikke er tidssensitive. Aktive skyttere advarsler, derimot, må kommuniseres umiddelbart, da hvert sekund teller. Den beste måten å gjøre dette på er gjennom et masse varslingssystem som kan sende ut varsler til alle telefoner og datamaskiner på skolen samtidig.
Det er også viktig å ha en backup-plan på plass i tilfelle den primære kommunikasjonsmetoden mislykkes. I enhver nødssituasjon er tydelig og presis kommunikasjon avgjørende for å sikre at alle holder seg trygge.
Konklusjon
Det har aldri vært viktigere for skoler å ha et godt utviklet system for å varsle studenter, fakultet og ansatte i en nødsituasjon. Ved å identifisere de ulike varslings typene som eventuelt må sendes ut og utvikle en plan for hvordan hver type varsling skal kommuniseres, kan skolene sikre at alle får den informasjonen de trenger i tide. Klar og konsis kommunikasjon er avgjørende for å sikre at alle er trygge i enhver nødssituasjon.